Introduction à la modélisation synchronique

La modélisation systémique est un élément fondamental de l’approche systémique. Elle permet de représenter les acteurs du système et leur interaction relationnelle afin de pouvoir identifier les leviers et points faibles du système.

Appliquée à la gestion de projet, la modélisation synchronique est une méthode de modélisation axée sur l’interaction des acteurs du projet.

Les positions des acteurs sont représentées par des symboles : +, - , =, ? ou * afin d’indiquer leur position vis-à-vis de l’objectif : favorable, défavorable, neutre, inconnue ou en désaccord avec la solution mais en accord avec l’objectif. De même, on modélise le pouvoir d’influence des acteurs et la nature des relations entre eux.

Le tableau ci-dessous propose les symboles permettant de représenter les différentes formes de relations.

La mise en forme de la représentation du système à modéliser est un travail qui exige de la lisibilité. La représentation sera d’autant plus parlante qu’elle sera claire. Elle permet de visualiser d’un seul coup d’œil l’impact des acteurs, la nature de leurs relations et leur position par rapport à l’objectif initial.

La modélisation doit être très clair pour ne rien oublier d’essentiel avant d’agir.

Je vous propose ici un cas pratique concernant un projet SI dans lequel j’avais travaillé en tant qu’Assistant Chef de Projet. Il s’agit d’un projet de transformation (déploiement nouvel outil de travail) dans un service de gestion de la relation client d’une grande boite de conception et conseil en informatique.

La modélisation présentée ci-dessus correspond à la situation quand j’ai rejoint le projet.

Sans entrer dans l’analyse stratégique, on peut déjà noter quelques points cruciaux en regardant la modélisation.

D’abord l’équipe projet n’intègre pas les acteurs essentiels, ceux qui ont une forte influence et des relations synergiques avec les utilisateurs, à savoir les chefs de groupe.

Ensuite, PC qui est le Chef de Projet et qui prend les décisions les plus importantes n’a pas de très bonnes relations avec les autres acteurs.

Enfin, les clients qui sont des acteurs importants de ce système, parce que impactés par le projet ne sont pas du tout intégrés dans la conduite du projet. Or dans une démarche d’optimisation de la relation client (Objectif même de ce projet), il me parait indispensable de les intégrer, ne serait-ce que dans les phases initiales de spécifications et d’études.

Cette intégration des clients pouvait être Le rôle d’un des Chefs de Projet ou à travers une bonne communication avec les techniciens du support et les commerciaux qui sont les premiers interlocuteurs des clients.

On peut également remarquer que le Sponsor qui définit l’orientation globale du projet a pour interlocuteur un seul Chef de Projet (PC). Il serait plus judicieux de mettre en place un comité projet afin d’intégrer l’ensemble des Chef de Projet et acteurs clefs afin d’avoir des avis divers et objectifs.

L’intérêt de cette modélisation est de pouvoir déceler rapidement les points faibles et risques de l’organisation mis en place. On peut dès lors ajuster les rôles ou l’organisation dans une volonté d’optimisation des interactions.

Les limites de cette modélisation résident dans le fait qu’on perd de vue la nature des flux d’information et les centres de décision. Pour cela, il faut aller vers la modélisation diachronique, plus axée sur les flux d’information, les centres de décision et de régulation du système.